Estimadas y estimados colaboradores de Grupo-O2,

 

Informamos que se ha aprobado e implementado el nuevo Procedimiento de Gestión de Viajes (COM-PR-01), el cual tiene por objetivo estandarizar y optimizar el proceso de compra y gestión de pasajes, hospedajes y arriendos de vehículos para todos los colaboradores de nuestras empresas.

 

Entre las principales actualizaciones, destacamos que:

 

• El área de Compras asume el liderazgo total de la gestión de viajes, incluyendo cotizaciones, reservas y compras.
• Se establecen nuevos plazos de solicitud, debiendo realizarse con al menos 15 días de anticipación para viajes de terreno y 1-2 meses para proyectos con turnos.
• Se incorpora el uso obligatorio de la plataforma SharePoint / Power Apps “Gestión de Viajes” para registrar y aprobar todas las solicitudes.
• Se definen niveles de aprobación por monto, y se enfatiza la política de eficiencia y uso responsable de los recursos del Grupo.

 

Capacitación obligatoria:

 

Durante la próxima semana se realizará una capacitación corporativa donde se explicará en detalle el nuevo flujo de gestión, los responsables y la política de compras aplicable a viajes.

 

La invitación con fecha y enlace de reunión será enviada oportunamente por el área de Compras y Sistemas de Gestión. Una vez realizado el proceso de la capacitación, se llevará a cavo la implementación de este proceso.

 

Agradecemos su colaboración y compromiso con la correcta aplicación de este nuevo procedimiento, que busca fortalecer el control y eficiencia de nuestros procesos.

 

De forma adjunta, se envía el Procediendo completo para su revisión y uso.

 

Resumen Ejecutivo del Procedimiento COM-PR-01

 

Objetivo:

 

Establecer el proceso para la compra de pasajes, hospedaje y arriendo de vehículos para colaboradores del Grupo-O2, asegurando eficiencia, control y cumplimiento de la política de compras.

 

Alcance:

Aplica a todas las empresas del Grupo-O2: PROSIGA, PROSIGA-OHS, ORBE Ambiental & Legal, INGEMED, B2B Rental y AUTO Justo.

 

Responsables:

 

• Gerente General: aprueba y garantiza la correcta aplicación del procedimiento.
• Gerentes de Área: aprueban las compras de su unidad y casos excepcionales.
• Jefe de Compras: valida cotizaciones y asegura cumplimiento del procedimiento.
• Área de Compras: ejecuta la compra y gestiona pasajes, hospedajes y vehículos.
• Usuario solicitante: realiza la solicitud completa en la plataforma establecida.

 

Política de Compras de Viajes:

 

• Solicitudes con mínimo 15 días de anticipación (visitas a terreno) o 1-2 meses (proyectos con turnos).
• Elección del vuelo más económico disponible, sin considerar beneficios personales.
• Evaluar siempre alternativas virtuales antes de viajar.
• Prohibida la compra directa de pasajes fuera del proceso sin aprobación de Gerencia.
• Hospedajes deben incluir desayuno y solicitarse con 5 días hábiles de anticipación.
• Preferencia de viajes con mochila cuando sea por el día.

 

Procedimiento:

 

1. Ingreso a SharePoint SGI → “Pasajes/Hospedaje/Movilización”.
2. Completar formulario Power Apps y descargar Anexo N°1 (Excel).
3. Ingresar información de pasajeros, tramos, fechas, presupuestos y observaciones.
4. Subir el anexo al formulario y enviar solicitud.
5. Aprobación automática por el Gerente de Área.
6. Compras ejecuta la gestión conforme a niveles de aprobación.

Niveles de aprobación:

 

• Jefa de Compras: hasta $300.000 por pasaje.
• Gerente de Área: sobre $300.000 por pasaje.

 

Anexos y recursos:

• Formulario Excel “Gestión de Viajes”.
• Videos tutoriales disponibles en SharePoint SGI.