Estimadas/os colaboradoras/es:

 

Como parte de nuestro compromiso con la mejora continua y el fortalecimiento de los procesos internos del Grupo-O2, informamos que se encuentra disponible una nueva actualización del SGI-PR-10 Procedimiento de Compras y Evaluación de Proveedores – Rev.06.

 

Esta actualización incorpora nuevos criterios y responsabilidades orientados a mejorar la trazabilidad de las compras, el control documental de proveedores y subcontratos, el respaldo de las decisiones de compra y la correcta gestión de cada proceso a través de O2 Global.

 

Es importante que todos quienes participan como solicitantes, responsables de proyectos, aprobadores o gestores de compras conozcan y apliquen estos nuevos lineamientos.

 

PRINCIPALES CAMBIOS

Responsabilidades y control documental
Se actualizan las responsabilidades de Compras, Solicitantes y Jefes de Proyecto respecto del control documental de proveedores y la gestión de subcontratos.

 

Creación de proveedores
Se actualizan los requisitos necesarios para la creación de proveedores, de acuerdo con lo establecido en el Anexo N.° 2: Matriz de Requisitos para Proveedores, Compras y Subcontratos O2 Global.

Orden de Compra y contratos
Se establece que no podrán ejecutarse servicios sin contar previamente con la correspondiente Orden de Compra (OC) y, en el caso de los subcontratos, con el contrato respectivo (subcontratos es OC y también contrato).

 

Nuevo Módulo de Subcontratos en O2 Global
Se incorpora un nuevo módulo destinado a centralizar y fortalecer el control de:

 

• Contratos.
• Estados de Pago (EDP).
• F30 y F30-1.
• Garantías.
• Aprobaciones de EDP.
• Asignación del Número de Aprobación para Facturación.

 

En una primera etapa, este módulo se encuentra disponible para ORBE Ambiental & Legal.

 

Nuevas exigencias de cotización
Con el objetivo de fortalecer la transparencia y el respaldo de las decisiones de compra, se establecen los siguientes requisitos:

 

• Compras superiores a $3.000.000: será obligatoria una segunda cotización.
• Compras superiores a $10.000.000: será obligatoria una tercera cotización.

 

Evaluación de proveedores
Se incorpora en O2 Global la evaluación de proveedores asociada a cada Orden de Compra. Esta evaluación deberá realizarse obligatoriamente antes del cierre de la OC.

 

DOCUMENTOS ACTUALIZADOS

Los documentos ya se encuentran disponibles para su consulta en el Sistema de Gestión Integrado (SGI):

 

SGI-PR-10 Procedimiento de Compras y Evaluación de Proveedores – Rev.06

Anexo N.° 2 – Matriz de Requisitos para Proveedores, Compras y Subcontratos O2 Global

 

CAPACITACIONES

Para facilitar la correcta implementación de estos cambios y resolver las dudas de los equipos, próximamente se realizarán dos instancias de capacitación:

 

Capacitación Grupo-O2
Actualización de requisitos para proveedores, nuevas exigencias de cotizaciones y evaluación de proveedores. Esta capacitación estará dirigida a las empresas del Grupo-O2.

 

Capacitación ORBE Ambiental & Legal
Cambios asociados al control y gestión de subcontratos, incluyendo el funcionamiento del nuevo módulo disponible en O2 Global.

 

Las fechas y horarios de ambas actividades serán informados oportunamente.

 

IMPORTANTE

La correcta aplicación de este procedimiento es responsabilidad de todos quienes intervienen en el proceso de compra, contratación y gestión de proveedores.

 

Los invitamos a revisar desde ahora la nueva versión del procedimiento y su Anexo N.° 2, especialmente antes de iniciar nuevas solicitudes de compra o procesos de subcontratación.

 

Estos cambios nos permitirán avanzar hacia una gestión más ordenada, trazable, transparente y eficiente, fortaleciendo nuestros estándares internos y el cumplimiento de los procesos definidos por el Grupo-O2.

 

Grupo-O2
Mejora continua, control y eficiencia en nuestros procesos.