Estimados colaboradores:

 

Con el propósito de resguardar la información corporativa y evitar la pérdida accidental de documentos, informamos que las carpetas de proyectos y bibliotecas documentales que visualizan en el Escritorio de Windows pueden encontrarse sincronizadas con SharePoint. Esta sincronización permite acceder a los documentos desde el equipo local, pero manteniendo la información almacenada en la nube de SharePoint.

 

Importante

 

Eliminar una carpeta o archivo sincronizado desde el escritorio puede provocar su eliminación en SharePoint, afectando a todos los usuarios con acceso a dicha información.

 

Por este motivo, antes de eliminar cualquier archivo o carpeta, verifique que no corresponda a una ubicación sincronizada con  SharePoint.

 

¿Cómo identificar una carpeta o archivo sincronizado?

 

Revise los iconos mostrados junto al nombre del archivo o carpeta:

 

Nube azul

• • Archivo almacenado en SharePoint.

• • Disponible en línea

Círculo blanco con check verde

• • Archivo descargado en el equipo.

• • Continúa sincronizado con SharePoint.

Importante: Independientemente del icono mostrado, si pertenece a una biblioteca sincronizada, cualquier modificación, movimiento o eliminación se reflejará en SharePoint (también su eliminación).

 

¿Necesita dejar de ver estas carpetas en su computador?

 

❌ No elimine la carpeta.

 

Solicite apoyo al Departamento de IT para realizar la desincronización segura de la biblioteca o carpeta correspondiente.

 

Esta acción evitará afectar la documentación almacenada en la plataforma corporativa.

 

Normas de Uso de la Documentación en SharePoint

 

Conforme al procedimiento corporativo AMB-PR-02 Control documental, se recuerda lo siguiente:

 

1. Toda la documentación de proyectos debe almacenarse en SharePoint

Los documentos oficiales de proyectos, propuestas y registros corporativos deben mantenerse dentro de la plataforma SharePoint definida por la organización. 

 

2. No generar copias innecesarias

Se debe evitar la duplicación injustificada de carpetas o documentos, ya que esto puede generar versiones desactualizadas, pérdida de trazabilidad e inconsistencias en la información. 

 

3. Utilizar únicamente las carpetas oficiales

Los documentos deben guardarse en las carpetas definidas dentro de la estructura documental corporativa, respetando la organización establecida para cada proyecto (no cambie la estructura) en caso de dudas consulte directamente a Francisca Gaete. 

 

4. Mantener los nombres de archivos y carpetas estandarizados

Al crear documentos o carpetas:

• • Evitar caracteres especiales (*, /, :, ?, , etc.).

• • Utilizar nombres claros y controlados.

• • Respetar la codificación y nomenclatura establecidas por la organización.

• • Utilizar preferentemente mayúsculas en la codificación documental.

• • No utilice nombres largos ya que genera problemas con la apertura de documentos, utilice codificación y abreviación.

 

5. Trabajar sobre los documentos almacenados en SharePoint

Las revisiones y actualizaciones deben realizarse directamente sobre los documentos alojados en SharePoint para mantener la versión vigente y asegurar la trazabilidad de los cambios.

 

6. No eliminar carpetas de proyectos

Las carpetas de proyectos activos, proyectos terminados, propuestas o bibliotecas técnicas forman parte del sistema documental corporativo y no deben ser eliminadas por los usuarios. Cualquier requerimiento de depuración, archivo o traslado debe ser gestionado con Francisca Gaete (Control de Documentos).

 

7. Velar por la integridad y tamaño de los documentos

El responsable de cada documento deberá velar por su integridad, correcta elaboración y tamaño, procurando evitar archivos innecesariamente pesados. Las imágenes, fotografías o gráficos incorporados deberán estar optimizados y utilizar una resolución acorde a su uso, preferentemente entre 96 y 150 dpi, evitando incorporar imágenes de alta resolución cuando no sea necesario. Esto permitirá reducir el peso de los archivos, facilitar su apertura y descarga, y contribuir a un uso más eficiente del espacio de almacenamiento y de SharePoint.

 

En caso de dudas

 

Si requiere:

• • Desincronizar carpetas.

• • Solicitar acceso a información.

• • Recuperar documentos eliminados.

• • Reportar problemas de sincronización.

• • Solicitar apoyo con SharePoint.

Contacte al Departamento de IT y SGIantes de realizar cualquier acción que pudiera afectar la información corporativa.

 

Recordemos que la información almacenada en SharePoint constituye el repositorio oficial de documentos de la organización, por lo que su correcto uso es responsabilidad de todos.