{"id":5363,"date":"2026-08-24T13:53:27","date_gmt":"2026-08-24T16:53:27","guid":{"rendered":"https:\/\/www.grupo-o2.cl\/blog\/?p=5363"},"modified":"2026-08-24T13:59:50","modified_gmt":"2026-08-24T16:59:50","slug":"sgi-uso-de-carpetas-sincronizadas-con-sharepoint-y-buenas-practicas-de-gestion-documental","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.grupo-o2.cl\/blog\/sgi-uso-de-carpetas-sincronizadas-con-sharepoint-y-buenas-practicas-de-gestion-documental\/","title":{"rendered":"SGI: Uso de Carpetas Sincronizadas con Sharepoint y buenas pr\u00e1cticas de gesti\u00f3n documental"},"content":{"rendered":"\t\t<div data-elementor-type=\"wp-post\" data-elementor-id=\"5363\" class=\"elementor elementor-5363\">\n\t\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-64c05bea e-flex e-con-boxed e-con e-parent\" data-id=\"64c05bea\" data-element_type=\"container\" data-settings=\"{&quot;content_width&quot;:&quot;boxed&quot;}\" data-core-v316-plus=\"true\">\n\t\t\t\t\t<div class=\"e-con-inner\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-61d415be elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"61d415be\" data-element_type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t<style>\/*! elementor - v3.18.0 - 20-12-2023 *\/\n.elementor-widget-text-editor.elementor-drop-cap-view-stacked .elementor-drop-cap{background-color:#69727d;color:#fff}.elementor-widget-text-editor.elementor-drop-cap-view-framed .elementor-drop-cap{color:#69727d;border:3px solid;background-color:transparent}.elementor-widget-text-editor:not(.elementor-drop-cap-view-default) .elementor-drop-cap{margin-top:8px}.elementor-widget-text-editor:not(.elementor-drop-cap-view-default) .elementor-drop-cap-letter{width:1em;height:1em}.elementor-widget-text-editor .elementor-drop-cap{float:left;text-align:center;line-height:1;font-size:50px}.elementor-widget-text-editor .elementor-drop-cap-letter{display:inline-block}<\/style>\t\t\t\t<h3><strong>Estimados colaboradores:<\/strong><\/h3>\n<p>\u00a0<\/p>\n<p><!-- \/wp:paragraph --><!-- wp:paragraph --><\/p>\n<p>Con el prop\u00f3sito de resguardar la informaci\u00f3n corporativa y evitar la p\u00e9rdida accidental de documentos, informamos que las carpetas de proyectos y bibliotecas documentales que visualizan en el Escritorio de Windows pueden encontrarse sincronizadas con SharePoint. Esta sincronizaci\u00f3n permite acceder a los documentos desde el equipo local, pero manteniendo la informaci\u00f3n almacenada en la nube de SharePoint.<\/p>\n<p>\u00a0<\/p>\n<p><!-- \/wp:paragraph --><!-- wp:paragraph --><\/p>\n<p><span style=\"text-decoration: underline;\"><em><strong>Importante<\/strong><\/em><\/span><\/p>\n<p>\u00a0<\/p>\n<p><!-- \/wp:paragraph --><!-- wp:paragraph --><\/p>\n<p><strong>Eliminar una carpeta o archivo sincronizado desde el escritorio puede provocar su eliminaci\u00f3n en SharePoint, afectando a todos los usuarios con acceso a dicha informaci\u00f3n.<\/strong><\/p>\n<p>\u00a0<\/p>\n<p><!-- \/wp:paragraph --><!-- wp:paragraph --><\/p>\n<p>Por este motivo, antes de eliminar cualquier archivo o carpeta, verifique que no corresponda a una ubicaci\u00f3n sincronizada con\u00a0 SharePoint.<\/p>\n<p>\u00a0<\/p>\n<p><!-- \/wp:paragraph --><!-- wp:paragraph --><\/p>\n<p><strong>\u00bfC\u00f3mo identificar una carpeta o archivo sincronizado?<\/strong><\/p>\n<p>\u00a0<\/p>\n<p><!-- \/wp:paragraph --><!-- wp:paragraph --><\/p>\n<p>Revise los iconos mostrados junto al nombre del archivo o carpeta:<\/p>\n<p>\u00a0<\/p>\n<p><!-- \/wp:paragraph --><!-- wp:paragraph --><\/p>\n<p><strong><img decoding=\"async\" class=\"alignnone  wp-image-5366\" src=\"https:\/\/www.grupo-o2.cl\/blog\/wp-content\/uploads\/2026\/08\/5f1f74f9-5c55-4abd-8d3e-6ed6c9940f9e.png\" alt=\"\" width=\"40\" height=\"20\" \/> Nube azul<\/strong><\/p>\n<p><!-- \/wp:paragraph --><!-- wp:list --><\/p>\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li style=\"list-style-type: none;\">\n<ul class=\"wp-block-list\"><!-- wp:list-item --><\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li style=\"list-style-type: none;\">\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Archivo almacenado en SharePoint.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p><!-- \/wp:list-item --><!-- wp:list-item --><\/p>\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li style=\"list-style-type: none;\">\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Disponible en l\u00ednea<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p><!-- \/wp:list-item --><\/p>\n<p><!-- \/wp:list --><!-- wp:paragraph --><\/p>\n<p><strong><img decoding=\"async\" class=\"alignnone size-full wp-image-5367\" src=\"https:\/\/www.grupo-o2.cl\/blog\/wp-content\/uploads\/2026\/08\/c45fd5b4-06ad-4dae-9a54-d0a37249788a.png\" alt=\"\" width=\"30\" height=\"28\" \/>C\u00edrculo blanco con check verde<\/strong><\/p>\n<p><!-- \/wp:paragraph --><!-- wp:list --><\/p>\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li style=\"list-style-type: none;\">\n<ul class=\"wp-block-list\"><!-- wp:list-item --><\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li style=\"list-style-type: none;\">\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Archivo descargado en el equipo.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p><!-- \/wp:list-item --><!-- wp:list-item --><\/p>\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li style=\"list-style-type: none;\">\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Contin\u00faa sincronizado con SharePoint.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p><!-- \/wp:list-item --><\/p>\n<p><!-- \/wp:list --><!-- wp:paragraph --><\/p>\n<p><strong>I<\/strong><strong>mportante:<\/strong>\u00a0Independientemente del icono mostrado, si pertenece a una biblioteca sincronizada, cualquier modificaci\u00f3n, movimiento o eliminaci\u00f3n se reflejar\u00e1 en SharePoint (tambi\u00e9n su eliminaci\u00f3n).<\/p>\n<p>\u00a0<\/p>\n<p><!-- \/wp:paragraph --><!-- wp:paragraph --><\/p>\n<p><strong>\u00bfNecesita dejar de ver estas carpetas en su computador?<\/strong><\/p>\n<p><strong>\u00a0<\/strong><\/p>\n<p><!-- \/wp:paragraph --><!-- wp:paragraph --><\/p>\n<p><strong>\u274c No elimine la carpeta.<\/strong><\/p>\n<p>\u00a0<\/p>\n<p><!-- \/wp:paragraph --><!-- wp:paragraph --><\/p>\n<p>Solicite apoyo al Departamento de IT para realizar la\u00a0<strong>desincronizaci\u00f3n segura<\/strong>\u00a0de la biblioteca o carpeta correspondiente.<\/p>\n<p>\u00a0<\/p>\n<p><!-- \/wp:paragraph --><!-- wp:paragraph --><\/p>\n<p>Esta acci\u00f3n evitar\u00e1 afectar la documentaci\u00f3n almacenada en la plataforma corporativa.<\/p>\n<p>\u00a0<\/p>\n<p><!-- \/wp:paragraph --><!-- wp:paragraph --><\/p>\n<p>Normas de Uso de la Documentaci\u00f3n en SharePoint<\/p>\n<p>\u00a0<\/p>\n<p><!-- \/wp:paragraph --><!-- wp:paragraph --><\/p>\n<p>Conforme al procedimiento corporativo AMB-PR-02 Control documental, se recuerda lo siguiente:<\/p>\n<p>\u00a0<\/p>\n<p><!-- \/wp:paragraph --><!-- wp:paragraph --><\/p>\n<p><strong>1. Toda la documentaci\u00f3n de proyectos debe almacenarse en SharePoint<\/strong><\/p>\n<p><!-- \/wp:paragraph --><!-- wp:paragraph --><\/p>\n<p>Los documentos oficiales de proyectos, propuestas y registros corporativos deben mantenerse dentro de la plataforma SharePoint definida por la organizaci\u00f3n.\u00a0<\/p>\n<p>\u00a0<\/p>\n<p><!-- \/wp:paragraph --><!-- wp:paragraph --><\/p>\n<p><strong>2. No generar copias innecesarias<\/strong><\/p>\n<p><!-- \/wp:paragraph --><!-- wp:paragraph --><\/p>\n<p>Se debe evitar la duplicaci\u00f3n injustificada de carpetas o documentos, ya que esto puede generar versiones desactualizadas, p\u00e9rdida de trazabilidad e inconsistencias en la informaci\u00f3n.\u00a0<\/p>\n<p>\u00a0<\/p>\n<p><!-- \/wp:paragraph --><!-- wp:paragraph --><\/p>\n<p><strong>3. Utilizar \u00fanicamente las carpetas oficiales<\/strong><\/p>\n<p><!-- \/wp:paragraph --><!-- wp:paragraph --><\/p>\n<p>Los documentos deben guardarse en las carpetas definidas dentro de la estructura documental corporativa, respetando la organizaci\u00f3n establecida para cada proyecto (no cambie la estructura) en caso de dudas consulte directamente a Francisca Gaete.\u00a0<\/p>\n<p>\u00a0<\/p>\n<p><!-- \/wp:paragraph --><!-- wp:paragraph --><\/p>\n<p><strong>4. Mantener los nombres de archivos y carpetas estandarizados<\/strong><\/p>\n<p><!-- \/wp:paragraph --><!-- wp:paragraph --><\/p>\n<p>Al crear documentos o carpetas:<\/p>\n<p><!-- \/wp:paragraph --><!-- wp:list --><\/p>\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li style=\"list-style-type: none;\">\n<ul class=\"wp-block-list\"><!-- wp:list-item --><\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li style=\"list-style-type: none;\">\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Evitar caracteres especiales (*, \/, :, ?, , etc.).<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p><!-- \/wp:list-item --><!-- wp:list-item --><\/p>\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li style=\"list-style-type: none;\">\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Utilizar nombres claros y controlados.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p><!-- \/wp:list-item --><!-- wp:list-item --><\/p>\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li style=\"list-style-type: none;\">\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Respetar la codificaci\u00f3n y nomenclatura establecidas por la organizaci\u00f3n.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p><!-- \/wp:list-item --><!-- wp:list-item --><\/p>\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li style=\"list-style-type: none;\">\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Utilizar preferentemente may\u00fasculas en la codificaci\u00f3n documental.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p><!-- \/wp:list-item --><!-- wp:list-item --><\/p>\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li style=\"list-style-type: none;\">\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>No utilice nombres largos ya que genera problemas con la apertura de documentos, utilice codificaci\u00f3n y abreviaci\u00f3n.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p>\u00a0<\/p>\n<p><!-- \/wp:list-item --><\/p>\n<p><!-- \/wp:list --><!-- wp:paragraph --><\/p>\n<p><strong>5. Trabajar sobre los documentos almacenados en SharePoint<\/strong><\/p>\n<p><!-- \/wp:paragraph --><!-- wp:paragraph --><\/p>\n<p>Las revisiones y actualizaciones deben realizarse directamente sobre los documentos alojados en SharePoint para mantener la versi\u00f3n vigente y asegurar la trazabilidad de los cambios.<\/p>\n<p>\u00a0<\/p>\n<p><!-- \/wp:paragraph --><!-- wp:paragraph --><\/p>\n<p><strong>6. No eliminar carpetas de proyectos<\/strong><\/p>\n<p><!-- \/wp:paragraph --><!-- wp:paragraph --><\/p>\n<p>Las carpetas de proyectos activos, proyectos terminados, propuestas o bibliotecas t\u00e9cnicas forman parte del sistema documental corporativo y no deben ser eliminadas por los usuarios. Cualquier requerimiento de depuraci\u00f3n, archivo o traslado debe ser gestionado con Francisca Gaete (Control de Documentos).<\/p>\n<p>\u00a0<\/p>\n<p><!-- \/wp:paragraph --><!-- wp:paragraph --><\/p>\n<p><strong>7. Velar por la integridad y tama\u00f1o de los documentos<\/strong><\/p>\n<p><!-- \/wp:paragraph --><!-- wp:paragraph --><\/p>\n<p>El responsable de cada documento deber\u00e1 velar por su\u00a0<strong>integridad, correcta elaboraci\u00f3n y tama\u00f1o<\/strong>, procurando evitar archivos innecesariamente pesados. Las im\u00e1genes, fotograf\u00edas o gr\u00e1ficos incorporados deber\u00e1n estar optimizados y utilizar una\u00a0<strong>resoluci\u00f3n acorde a su uso<\/strong>, preferentemente entre\u00a0<strong>96 y 150 dpi<\/strong>, evitando incorporar im\u00e1genes de alta resoluci\u00f3n cuando no sea necesario. Esto permitir\u00e1 reducir el peso de los archivos, facilitar su apertura y descarga, y contribuir a un uso m\u00e1s eficiente del espacio de almacenamiento y de SharePoint.<\/p>\n<p>\u00a0<\/p>\n<p><!-- \/wp:paragraph --><!-- wp:paragraph --><\/p>\n<h2><span style=\"text-decoration: underline;\"><strong>En caso de dudas<\/strong><\/span><\/h2>\n<p>\u00a0<\/p>\n<p><!-- \/wp:paragraph --><!-- wp:paragraph --><\/p>\n<p>Si requiere:<\/p>\n<p><!-- \/wp:paragraph --><!-- wp:list --><\/p>\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li style=\"list-style-type: none;\">\n<ul class=\"wp-block-list\"><!-- wp:list-item --><\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li style=\"list-style-type: none;\">\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Desincronizar carpetas.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p><!-- \/wp:list-item --><!-- wp:list-item --><\/p>\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li style=\"list-style-type: none;\">\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Solicitar acceso a informaci\u00f3n.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p><!-- \/wp:list-item --><!-- wp:list-item --><\/p>\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li style=\"list-style-type: none;\">\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Recuperar documentos eliminados.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p><!-- \/wp:list-item --><!-- wp:list-item --><\/p>\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li style=\"list-style-type: none;\">\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Reportar problemas de sincronizaci\u00f3n.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p><!-- \/wp:list-item --><!-- wp:list-item --><\/p>\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li style=\"list-style-type: none;\">\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Solicitar apoyo con SharePoint.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p><!-- \/wp:list-item --><\/p>\n<p><!-- \/wp:list --><!-- wp:paragraph --><\/p>\n<p>Contacte al\u00a0<strong>Departamento de IT\u00a0y SGI<\/strong>antes de realizar cualquier acci\u00f3n que pudiera afectar la informaci\u00f3n corporativa.<\/p>\n<p>\u00a0<\/p>\n<p><!-- \/wp:paragraph --><!-- wp:paragraph --><\/p>\n<p><strong>Recordemos que la informaci\u00f3n almacenada en SharePoint constituye el repositorio oficial de documentos de la organizaci\u00f3n, por lo que su correcto uso es responsabilidad de todos.<\/strong><\/p>\n<p><!-- \/wp:paragraph --><\/p>\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Estimados colaboradores: \u00a0 Con el prop\u00f3sito de resguardar la informaci\u00f3n corporativa y evitar la p\u00e9rdida accidental de documentos, informamos que las carpetas de proyectos y bibliotecas documentales que visualizan en el Escritorio de Windows pueden encontrarse sincronizadas con SharePoint. 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